Como delegar tarefas na advocacia? A rotina de um advogado, especialmente em escritórios menores, costuma ser intensa e sobrecarregada. É comum ver profissionais assoberbados com prazos, reuniões, elaboração de peças e atendimento a clientes. Essa sobrecarga impede o crescimento do escritório e, muitas vezes, afeta a qualidade de vida do advogado.
Mas não precisa ser assim. Mesmo sem uma grande equipe, é possível delegar tarefas de forma eficiente, liberando seu tempo para atividades estratégicas, como a captação de clientes e o desenvolvimento do seu negócio. Este artigo vai te mostrar como implementar a delegação no seu dia a dia, de maneira prática e direta.
Para delegar tarefas com sucesso na advocacia, mesmo com uma equipe enxuta, você precisa seguir alguns passos essenciais. Primeiramente, é crucial entender e documentar detalhadamente os seus processos de trabalho. Em seguida, você precisará preparar-se para escolher as pessoas certas e treiná-las adequadamente. Por fim, estabelecer um sistema de acompanhamento e controle das tarefas delegadas garantirá que tudo funcione da melhor forma.
Mapeie Seus Processos: O Primeiro Passo Para Delegar Tarefas na Advocacia com Eficiência
O ponto de partida para qualquer delegação bem-sucedida é ter clareza sobre o que precisa ser feito e como. Não adianta querer delegar se você mesmo não tem um fluxo de trabalho bem definido. Muitos advogados tentam delegar “no improviso”, passando tarefas isoladas sem um panorama geral, o que leva a retrabalho e ineficiência.
Portanto, dedique um tempo para escrever detalhadamente todas as atividades envolvidas em cada tipo de processo do seu escritório. Desde o cadastro de um novo cliente até o protocolo de uma petição, passando pela análise de documentos e a comunicação com o cliente, anote cada etapa.
O primeiro passo para delegar é saber o que você deve delegar primeiro.
Essa documentação servirá como base para você entender quais tarefas podem ser delegadas, para quem e como. Além disso, facilitará o treinamento de novos membros da equipe e garantirá a padronização dos serviços.
Como Preparar e Implementar a Delegação no Seu Escritório
Com seus processos mapeados, você estará pronto para implementar a delegação de tarefas. Este processo envolve algumas etapas importantes:
Crie uma Estrutura Organizacional Clara
Mesmo em um escritório pequeno, ter uma visão clara da estrutura organizacional e das responsabilidades de cada um é fundamental. Desenhe um organograma simples, identificando os setores (por exemplo, negócios, operacional, administrativo) e as funções dentro de cada um.
Defina as responsabilidades chave de cada cargo (RCF). Por exemplo, em um escritório com atuação em direito do trabalho e direito do consumidor, você pode ter um advogado responsável pelas petições iniciais trabalhistas e outro pelas petições iniciais de direito do consumidor. Liste claramente o que se espera de cada função.
Duas observações particulares minhas: Primeiro, eu estruturei a Nakata Advocacia em 5 setores: 1. Financeiro/Administrativo; 2. Departamento Pessoal; 3. Comercial; 4. Marketing; 5. Operacional/Jurídico. E segundo, sim, foi uma das primeiras coisas que eu fiz depois de conseguir os primeiros clientes — é preciso separar as funções e atribuições por setores desde o começo, ainda que por enquanto apenas você seja responsável por executar todas elas, por mais que pareça estranho pensar dessa forma.
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Desenvolva Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)
Para as tarefas mais recorrentes e importantes, elabore Procedimentos Operacionais Padrão (POPs). Um POP é um guia detalhado de como executar uma determinada atividade, passo a passo.
Cada atividade tem um procedimento operacional padrão, tem um jeito correto de estruturar o “modus operandi”, para sistematizar a correlação entre o que você faz e os resultados que você consegue — e assim, saber o que deve ajustar para alcançar resultados melhores. Isso se aplica para petições iniciais, petições de cumprimento de prazo, contratações, scripts de vendas, absolutamente qualquer coisa que você faz profissionalmente.
Um POP deve conter:
- Material necessário: Ferramentas, softwares, modelos.
- Passos críticos: O passo a passo detalhado da tarefa.
- Manuseio do material: Dicas para obter o melhor resultado.
- Resultado esperado: O que se espera ao final da tarefa.
- Ações corretivas: Soluções para possíveis problemas.
Escolha os Colaboradores Certos
Com a estrutura e os POPs definidos, o próximo passo é escolher as pessoas certas para delegar as tarefas. Não se prenda à ideia de contratar apenas estagiários para tarefas operacionais. Avalie as necessidades do seu escritório e busque profissionais com o perfil adequado para cada função.
Realize um processo seletivo cuidadoso. Divulgue a vaga em diferentes canais, analise currículos, realize entrevistas e, se possível, aplique testes práticos para avaliar as habilidades dos candidatos. Busque pessoas que demonstrem organização, atenção aos detalhes e proatividade.
Treine Seus Colaboradores de Forma Eficaz
Delegar não é “delargar”. É fundamental investir tempo e esforço no treinamento dos seus colaboradores.
O treinamento deve seguir algumas etapas:
- Mostrar: Faça a tarefa na frente do colaborador, explicando cada passo do POP.
- Fazer junto: Peça para o colaborador executar a tarefa com o POP ao lado, enquanto você o orienta e corrige.
- Fazer sozinho: Deixe o colaborador realizar a tarefa sozinho, utilizando o POP como guia, e depois revise o resultado.
Implemente Controle e Acompanhamento
Para garantir que a delegação funcione bem, estabeleça mecanismos de controle e acompanhamento das tarefas. Utilize um software de gestão de tarefas para delegar, acompanhar prazos e verificar o status de cada atividade.
Realize reuniões regulares com a equipe:
- Reuniões diárias (sprints): Curtas reuniões para alinhamento das atividades do dia, identificação de impedimentos e compartilhamento do progresso.
- Reuniões semanais: Reuniões mais longas para discutir o andamento dos projetos, identificar gargalos e planejar a semana seguinte.
- Reuniões mensais: Reuniões para análise de resultados, avaliação do desempenho da equipe e planejamento estratégico.
Cuidados Essenciais ao Delegar Tarefas
Ao implementar a delegação, evite alguns erros comuns que podem comprometer o sucesso dessa estratégia:
Fuja do Microgerenciamento
Micromanagement é a maior falha na delegação. Ficar passando tarefinhas a todo momento, sem dar autonomia e responsabilidade para a equipe, impede o desenvolvimento dos colaboradores e sobrecarrega você.
O que é microgerenciamento? O advogado que não tem habilidade de gestão […] ele traz alguém para o barco e fica o quê? Passando tarefinhas. Faça isso, depois faça aquilo, sem informar ao colaborador um objetivo que deve ser alcançado. A partir do momento que você passa um objetivo que o colaborador deve alcançar, poderá incentivá-lo a pensar por conta própria para resolver aquele problema (que você está delegando).
Delegue responsabilidades completas, não apenas tarefas isoladas. Confie na capacidade da sua equipe e permita que tomem decisões dentro de suas áreas de atuação.
Invista no Desenvolvimento da Sua Equipe
Lembre-se da diferença entre erro e falha. O erro acontece quando o colaborador não tem os recursos necessários para realizar a tarefa (conhecimento, treinamento, ferramentas). Nesse caso, a responsabilidade é do gestor em fornecer esses recursos. A falha ocorre quando, mesmo com os recursos adequados, o colaborador não cumpre a tarefa corretamente.
Invista em treinamento e desenvolvimento da sua equipe. Ofereça cursos, mentorias e recursos para que eles aprimorem suas habilidades e se sintam mais seguros para assumir responsabilidades.
Confie na Sua Equipe
Delegar exige confiança. Se você espera ter total confiança para delegar, pode acabar caindo no microgerenciamento. Comece delegando tarefas de menor complexidade e, à medida que a confiança aumenta (em ambos os lados), avance para responsabilidades maiores.
Evite pegar as tarefas de volta assim que surgir o primeiro obstáculo. Incentive a equipe a buscar soluções e ofereça suporte quando necessário, mas permita que aprendam com seus próprios erros.
Conclusão
Delegar tarefas na advocacia, mesmo sem uma grande equipe, é uma estratégia fundamental para otimizar seu tempo, aumentar a produtividade do seu escritório e focar no crescimento do seu negócio. Ao mapear seus processos, criar uma estrutura clara, treinar sua equipe e implementar mecanismos de controle, você estará construindo uma base sólida para uma delegação eficiente e bem-sucedida.
Como você tem delegado tarefas no seu escritório atualmente? Quais são os maiores desafios que você enfrenta nesse processo?
