Saber como cobrar clientes na advocacia é um grande desafio, e muitos colegas têm dificuldade de cobrar, mas com a abordagem certa, é possível manter a saúde financeira do seu escritório sem comprometer o relacionamento com seus clientes. Este artigo oferece estratégias práticas e táticas para advogados que buscam otimizar a cobrança e minimizar a inadimplência.
A Importância de uma Boa Gestão Financeira
Antes de tudo, é fundamental que seu escritório tenha uma gestão financeira bem estruturada. Isso inclui não só o controle do fluxo de caixa, mas também o monitoramento dos pagamentos e a identificação rápida de casos de inadimplência. Afinal, quanto mais rápido você identificar um cliente inadimplente, mais cedo poderá agir para resolver a situação.
- Formalize Contratos de Honorários: Um contrato bem elaborado é a base de qualquer relação profissional. Ele deve especificar os serviços a serem prestados, os valores dos honorários, as datas de pagamento e as consequências da inadimplência.
- Ofereça Diversas Formas de Pagamento: Facilite a vida do seu cliente, oferecendo várias opções de pagamento, como transferências bancárias, bancos digitais (PagSeguro, PayPal), boletos, cartão de crédito, parcelamentos e até mesmo criptomoedas. Quanto mais opções você der, menores as chances de inadimplência.
- Tenha um Fluxo de Caixa Organizado: Monitore regularmente seu fluxo de caixa para prever recebimentos e identificar possíveis desequilíbrios financeiros.
Estratégias Práticas para Cobrar Clientes
A dificuldade de cobrar clientes experimentada por muitos profissionais frequentemente tem sua origem no medo da reação do cliente, ao ser cobrado. Os medos são coisas do tipo “Perder o cliente”, ou “o que ele vai dizer”, ou até mesmo “será que ele não vai querer cancelar”.
Você, enquanto profissional, não pode ter medo de solicitar o cumprimento da contraprestação que foi ajustada com o seu cliente, e para que você esteja “no direito” de fazer isso, basta que execute o trabalho para o qual foi contratado sempre com maestria, efetivamente entregando tudo aquilo que foi vendido para o cliente.
“O combinado não sai caro.”
Essa é a ideia.
Mesmo assim, em cada caso haverá uma nuance, uma necessidade especial, e uma abordagem mais eficaz. Sua melhor postura é ser flexível e, ao mesmo, tempo, saber impor limites em relação a clientes que se enquadram no conceito de “devedores contumazes”. A solução? Aceitar que será necessário interagir com nuance, e personalização para cada tipo de cliente, e nunca há uma solução única aplicável para todo e qualquer caso.
Demonstre Empatia e Busque Soluções Amigáveis
A abordagem na hora da cobrança é fundamental. Em vez de adotar uma postura agressiva, procure ser empático e compreensivo. Lembre-se que muitos clientes se tornam inadimplentes por motivos alheios à relação profissional.
- Entenda a Situação do Cliente: Procure saber o motivo da inadimplência, seja por dificuldades financeiras ou por outros problemas.
- Peça Soluções: Incentive o cliente a apresentar alternativas para quitar a dívida, considerando sua capacidade financeira atual. Isso o faz se sentir mais responsável pela situação.
- Proponha o Parcelamento: Ofereça a opção de parcelar a dívida, que é uma alternativa eficaz para evitar medidas mais drásticas.
- Mantenha a Comunicação Aberta: Crie canais de comunicação para que o cliente se sinta à vontade para expressar qualquer insatisfação ou problema que esteja enfrentando.
Isso porque:
“O maior desafio de cobrar um cliente inadimplente é: negociar e obter o pagamento sem comprometer o relacionamento de vocês.”
Certamente, mantenha a educação no momento da cobrança.
A Régua de Cobrança: Uma Ferramenta Essencial
A régua de cobrança é uma metodologia que consiste em estabelecer um fluxo de comunicação com o cliente inadimplente, desde o lembrete de vencimento até as medidas mais rigorosas.
- Defina Etapas: Crie um passo a passo para lidar com a inadimplência, estabelecendo a forma de abordagem e os meios a serem utilizados em cada etapa.
- Envie Lembretes: Envie mensagens antes do vencimento para lembrar o cliente do pagamento. Muitos clientes podem simplesmente se esquecer.
- Comunique a Inadimplência: Caso o pagamento não seja efetuado, informe o cliente sobre a falha e peça providências para regularizar a situação.
- Use Diversos Canais de Comunicação: Utilize e-mail, SMS, WhatsApp ou até mesmo um sistema com área para clientes para manter o contato.
- E-mails de Cobrança Eficazes: Se optar pelo e-mail, utilize títulos chamativos, destaque o valor devido e a nova data de vencimento, além de disponibilizar o boleto atualizado.
Avalie a Suspensão dos Serviços com Cautela
A suspensão dos serviços pode ser uma opção, mas deve ser analisada com cuidado para não prejudicar o relacionamento com o cliente.
- Previsão Contratual: É fundamental que a possibilidade de suspensão esteja prevista no contrato de honorários.
- Analise o Caso: Se o cliente estiver passando por um momento de dificuldade financeira, suspender os serviços pode trazer mais problemas para ele.
- Mantenha o Serviço, Se Possível: Continuar trabalhando pelo interesse do seu cliente pode reforçar o sentimento de retribuição e agilizar o pagamento.
- Regra dos Três Meses: É do senso comum que todas as pessoas devem, idealmente, manter em suas reservas financeiras um valor equivalente ao de três meses de suas despesas normais. Por meio dessa regra, podemos concluir que um atraso superior a três meses pode significar que o seu cliente não está passando fome, tem onde morar, já deveria ter resolvido suas finanças pessoais, e provavelmente até está pagando outras pessoas, só não estaria pagando você.
Alternativas à Cobrança Amigável
Se a cobrança amigável não funcionar, existem outras opções legais:
- Protesto de Títulos: É uma forma eficaz de cobrar dívidas documentadas por contrato, cheque ou duplicata. Existem alguns bancos que contam com a funcionalidade de protesto automático de títulos vencidos, sendo perfeitamente possível fazer as configurações para tais funcionalidades. No entanto, tal funcionalidade vem acompanhada da excepcional responsabilidade de manter um rígido controle no fluxo de Contas a Receber. Protestar uma dívida paga é inaceitável e pode gerar dano moral.
- Inscrição em Cadastros de Inadimplentes: A negativação no SERASA ou outros órgãos pode pressionar o cliente a pagar a dívida.
- Cobrança Judicial: Se as medidas anteriores não funcionarem, você pode entrar com uma ação de cobrança (de conhecimento), ou se o seu contrato atender os requisitos do Código de Processo Civil, já ingressar com uma ação de execução de título extrajudicial.
Personalizando a Abordagem: Ressalvas e Nuances
É importante lembrar que nem sempre a abordagem mais generosa é a melhor opção. Cada cliente e situação exigem uma análise cuidadosa:
- Clientes Reincidentes: Se o cliente já tem um histórico de inadimplência, é preciso ser mais firme na cobrança, com prazos mais curtos e menos flexibilidade nas formas de pagamento.
- Clientes com Dificuldades Financeiras: Para clientes que estão passando por um momento de dificuldade, a abordagem deve ser mais empática e compreensiva, com propostas de parcelamento e flexibilidade nos prazos.
- Valor da Dívida: O valor da dívida também pode influenciar na abordagem. Para dívidas menores, a cobrança amigável pode ser suficiente. Para dívidas maiores, pode ser necessário adotar medidas mais rigorosas.
- Perfil do Cliente: Considere o perfil do cliente, seu histórico e seu relacionamento com o escritório. Adapte a abordagem às necessidades e características de cada um.
- Evite o Desgaste: Evite se envolver diretamente com o processo de cobrança, especialmente na condição de prestador de serviços. Se possível, contrate um profissional ou empresa especializada em cobranças para evitar desgastes.
Boas Práticas na Cobrança
- Seja Respeitoso: Evite expor o cliente ao ridículo, constrangê-lo ou ameaçá-lo.
- Identifique-se: Em todas as comunicações, forneça o nome e o CNPJ da empresa, além do valor e a origem da dívida.
- Documente Tudo: Registre todas as comunicações com o cliente, desde as tentativas de cobrança amigável até as medidas mais rigorosas.
- Mantenha a Calma: Em momentos de tensão, mantenha a calma e o controle emocional, colocando-se de maneira firme, mas não grosseira.
- Use a Tecnologia a seu favor: Utilize softwares jurídicos que auxiliem no controle financeiro, na emissão de boletos e na comunicação com os clientes.
“Para fazer uma cobrança de divida por ligação de voz de forma correta basta seguir fielmente o roteiro e sempre agir com calma e controle emocional, colocando-se de maneire firme, mas não grosseira.”
Conclusão
Cobrar clientes inadimplentes é uma tarefa delicada, mas essencial para a saúde financeira do seu escritório de advocacia. Adotando as estratégias e táticas apresentadas neste artigo, você estará mais preparado para lidar com essa situação, mantendo o profissionalismo, evitando desgastes desnecessários e garantindo o recebimento dos seus honorários. Lembre-se que cada caso é único e exige uma abordagem personalizada, mas com planejamento e perseverança, é possível minimizar a inadimplência e construir um negócio de sucesso.
